e-Waeller

Optymalne zarządzanie dokumentami elektronicznymi i procesami biznesowymi: Archive • Workflow • DMS • BPM • ERP • CRM • AI • Robotics • Virtual Desk

e - Archiwum
→ Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej
→ Pełnotekstowe szybkie wyszukiwanie dokumentów
→ Pełna kontrola dostępu do dokumentów

Workflow – przepływ pracy
→ Przepływ pracy i dokumentu w oparciu o indywidualnie dopasowane reguły
→ Wykorzystanie technologii uczenia się w celu precyzyjnego określenia ścieżek
→ Elastyczne zarządzanie ścieżkami przepływu i uprawnieniami w każdym momencie użytkowania

Workflow – przepływ pracy
→ Organizacja dokumentów
→ Wersjonowanie dokumentów i historia zmian
→ Współdzielenie i udostępnianie dokumentu

BPS – rozwiązania dla procesów biznesowych
→ Optymalizacja procesów dla lepszej efektywności → Wsparcie kluczowych procesów biznesowych → Łatwe i szybkie tworzenie nowych procesów

Elektroniczny obieg dokumentów

Pozwala na pełną automatyzację i stały monitoring przebiegających procesów. Ponadto pracownicy uzyskują czytelność zakresu własnych zadań wraz z harmonogramem oraz priorytetem ich wykonania. Oznacza to usprawnienie i przyspieszenie pracy. Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że są one automatycznie kierowane do wybranych użytkowników i do archiwum.

Konkretne zadania do wykonania trafiają we właściwym czasie do odpowiednich pracowników na danym etapie realizacji. Wraz z zadaniem do wykonania, pracownik otrzymuje także niezbędne dokumenty i informacje. Przekazywanie i archiwizacja dokumentów odbywa się w formie elektronicznej. Zyskuje się łatwy, szybki i skuteczny dostęp do archiwum. Można prześledzić procesy decyzyjne związane z wybranym dokumentem oraz uzyskać pełną kontrolę nad przepływem wszystkich dokumentów.

Dokumenty w postaci elektronicznej nie wymagają fizycznego kopiowania, magazynowania i transportu. Ponadto, gwarantują pełniejszą kontrolę nad przepływem informacji i zapewniają ich większe bezpieczeństwo. System kontroluje poprawność wprowadzanych informacji jak i samego przebiegu przydzielonych użytkownikom zadań, informując wyznaczone osoby o wszelkich nieprawidłowościach. Przełożony w każdej chwili może sprawdzić na jakim etapie dane działanie jest wykonywane i przez kogo. Dzięki temu wie, które zadania są najbardziej pracochłonne lub sprawiają najwięcej trudności.

System e-Waeller

Pozwala na kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi oraz przetwarzanymi dokumentami. Innowacyjne funkcjonalności umożliwiają procesowanie dokumentów bez ich papierowych wersji. Praktyczność rozwiązania to zasługa trzech uzupełniających się zintegrowanych modułów: elektronicznego archiwum, zarządzania procesami oraz elektronicznego obiegu dokumentów.

Ich zastosowanie wyraźnie usprawnia działalność firmy, gwarantując łatwe i przejrzyste zarządzanie dokumentami. System e-Waeller jest skalowalny i otwarty. Umożliwia wdrożenie nieograniczonej liczby obiegów oraz typów dokumentów przy praktycznie nieograniczonym wolumenie dokumentów i kont użytkowników.

Jego elastyczność pozwala na dostosowanie funkcjonalności do indywidualnych potrzeb klientów. Praca z systemem jest łatwa i intuicyjna dla użytkowników. Menadżerowie mogą samodzielnie zarządzać systemem, w tym modyfikować istniejące procesy oraz definiować nowe.

System e-Waeller posiada wbudowany silnik nadzorujący przepływ pracy w oparciu o zdefiniowane reguły. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne określenie ścieżki obiegu każdego typu dokumentu oraz uzależnienie jej od dynamicznych warunków. System oferuje również możliwość pracy grupowej na dowolnym etapie procesu.

Innowacyjne rozwiązania technologiczne systemu e-Waeller

Intuicyjny interfejs

Podążający za najnowszymi trendami layout graficzny i nawigacja, aby obsługa aplikacji była możliwie prosta.

Skanowanie

Zamiana dokumentu papierowego na elektroniczny odpowiednik w procesie skanowania przy wykorzystaniu technologii rozpoznawana kodów kreskowych i QR

OCR (Optical Character Recognition)

Rozpoznawanie treści dokumentów, odczytywanie wybranych pól ze skanu dokumentu i automatyczne uzupełnianie wartości indeksów (danych) w systemie informatycznym. Znacznie przyspiesza proces rejestracji dokumentów. Zastosowanie algorytmów sztucznej inteligencji (AI) umożliwia robotyzację działania – proces odbywa się przy niewielkim nakładzie sił i kosztów, eliminując żmudne przepisywanie oraz możliwość wprowadzenia błędnych danych. Przyspiesza to proces wprowadzania danych o dokumencie analizując jego zeskanowany obraz i uzupełniając odczytanymi wartościami pola opisujące ten dokument. System pobiera dane z dokumentu i automatycznie wczytuje do archiwum sprawdzając jednocześnie poprawność danych w trakcie procesu walidacji. Może wczytywać dane nie tylko z dokumentów papierowych, ale również elektronicznych np. ze skrzynki mailowej, czy z aplikacji mobilnej. Dalej informacje z dokumentów wykorzystywane są w postaci edytowalnych indeksów w kolejnych krokach obiegu dokumentów.

Zastosowanie algorytmów wyszukiwania pełnotekstowego

Pozwala na przeszukiwanie treści zarejestrowanych w systemie dokumentów. Umożliwia szybkie dotarcie do potrzebnej informacji oraz przeglądanie dokumentów według opisujących je atrybutów i słów kluczowych.

Generator dokumentów

Tworzenie szablonów dokumentów (np. wniosek urlopowy, zamówienie, zapotrzebowanie)

Podpis elektroniczny

Zastosowanie certyfikatu kwalifikowanego bądź niekwalifikowanego

E-Dokument

Możliwość wprowadzenia do systemu dokumentów przekazywanych w formie elektronicznej (np. faktura elektroniczna)

Raporty

Zestawienie czynności podejmowanych przez użytkownika

Uprawnienia

Dostęp do poszczególnych dokumentów/funkcjonalności, definiowany przez nadane użytkownikowi uprawnienia

Statystyki

Dane przedstawiane w formie wykresów

Alerty

Mailowe powiadomienia o przekroczonych terminach

Wielojęzyczność

Możliwość przetłumaczenia systemu na dowolny język

Zastępstwa

Nadawanie uprawnień osobie zastępującej

Wersjonowanie

W systemie dostępne są wszystkie wersje dokumentu

Uniwersalność i skalowalność systemu e-Waeller

W przypadku większości implementacji platforma e-Waeller wdrażana jest w obszarze zarządzania procesami, archiwizacji i obiegu dokumentów. Z czasem będąc integratorem dla innych systemów staje się bazą wiedzy korporacyjnej, z której zaczyna korzystać większość lub wszyscy pracownicy firmy.

Aplikacja mobilna

Przeznaczona dla smartfonów i tabletów wykorzystujących system operacyjny Windows Phone, Android lub iOS.. Bardzo istotna w mobilnym świecie biznesu. Dzięki niej użytkownicy otrzymują zdalny dostęp oraz możliwość przesyłania plików do systemu e-Waeller.

Integracja z systemami zewnętrznymi i optymalizacja procesów biznesowych

System e-Waeller jest systemem autonomicznym, co umożliwia jego instalację w dowolnym środowisku programowo-sprzętowym. Może on być następnie zintegrowany z dowolnym systemem zewnętrznym za pomocą interfejsu.

Integracja taka jest polega na przygotowaniu połączeń do aplikacji zewnętrznych, a następnie na udostępnianiu lub przekazywaniu danych pomiędzy systemami i aplikacjami.

Większość implementacji platformy elektronicznego obiegu dokumentów e-Waeller obejmuje obszary zarządzania procesami, archiwizacji i obiegu dokumentów, stając się jednocześnie integratorem z innymi systemami np.:

Finanse i księgowość
- Automatyzacja obiegu faktur przy wykorzystaniu inteligentnego skanowania OCR
- Weryfikacja zgodności faktur z zamówieniem
- Wymiana danych z systemami księgowymi
- Obsługa procesu akceptacji kosztu wg dopasowanych kryteriów
- Rozliczanie zaliczek
- Delegacje
- Faktura elektroniczna
- Inne

Zakupy
- Zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne
- Ścieżka akceptacji zamówienia wg określonych budżetów
- Weryfikacja etapów zamówienia
- Generowanie formularza zamówienia
- Automatyczna wysyłka zamówienia
- Powiązanie zamówienia z obiegiem faktury
- Weryfikacja dostawców
- Obsługa baz dostawców

Logistyka
- Generowanie dokumentów transportowych
- Dokumenty RW
- Obsługa PZ i WZ
- Generowanie zestawień zawartości pojazdu
- Repozytorium dokumentów atesty, koncesje etc.
- inne

Obsługa klienta
- Zgłoszenia reklamacyjne automatyczne dopinanie korespondencji do zadania
- Zgłoszenia serwisowe
- CRM
- Pisma
- Integracja z systemami ERP
- Inne

Sprzedaż
- Obsługa zamówień zdalnych zbieranych przez Przedstawicieli Handlowych
- Ścieżka obsługi zamówienia
- Obsługa zapytań ofertowych
- Weryfikacja statusu zamówienia
- Zautomatyzowana ścieżka procesu zamówienia np. wg kompetencji
- Zgłoszenia do magazynu
- Integracja z systemami wewnętrznymi
- Obsługa baz i cenników
- Obsługa działań marketingowych

Administracja
- Umowy – rejestr, obieg, podpisy elektroniczne, zawieranie umów na odległość
- Dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej
- Uruchamianie spraw na podstawie otrzymanej wiadomości e-mailowej
- Obsługa ścieżki korespondencji ze względu na jej typ
- Elektroniczne archiwum dokumentów z odczytem kodów kreskowych
- Rejestr pełnomocnictw i uprawnień
- Repozytorium dokumentacji ISO
- Rezerwacja salek
- inne

Kadry
- Wnioski urlopowe
- Zastępstwa
- Proces rekrutacji
- Proces adaptacji
- Oceny pracownicze
- Wszelkie wnioski pracownicze (dofinansowania, delegacje)
- Skierowania na badania okresowe
- Integracja z systemami kadrowymi

Zarządzanie
- Generowanie raportów
- Alerty o przekroczonych terminach realizacji zadania
- Bieżący podgląd statusu poszczególnych procesów
- Weryfikacja czasu obsługi na każdym etapie
- Wykrywanie tzw. Wąskich gardeł
- Podpisywanie umów na odległość
- Obsługa wniosków do kadry menadżerskiej
- inne

Prawidłowe ustawienie procesu na poziomie biznesowym

Niezależnie od eksploatowanego systemu i technologii, w której realizowane są interfejsy wymiany, biznesowe scenariusze integracji mogą być różne. Zależne są od charakterystyki Klienta, jego organizacji, podziału kompetencji między komórkami organizacyjnymi i wielu innych czynników.

Problem właściwej integracji leży w przeważającej mierze nie w warstwie technologicznej, lecz w prawidłowym ustawieniu procesu na poziomie biznesowym. Właśnie na tym etapie możliwa jest najbardziej efektywna optymalizacja procesów biznesowych Klienta. Dlatego tak ważna jest właściwa analiza istniejącego systemu przed podjęciem prac projektowych.

Skontaktuj się

Masz pytania? Skorzystaj z formularza poniżej, a my odpowiemy najszybciej jak będzie to możliwe.